Ủy quyền là việc một cá nhân hoặc tổ chức giao cho một người khác thay mặt mình thực hiện các quyền mà mình có được một cách hợp pháp. Đây là một hình thức đại diện theo quy định tại Điều 134 Bộ luật dân sự năm 2015. Nắm bắt những nội dung về ủy quyền nói chung và ủy quyền trong giao dịch quyền sử dụng đất nói riêng sẽ giúp anh, chị chủ động hơn trong công việc và đời sống hàng ngày.
Một số hành vi ủy quyền thường gặp:
- Cấp trên giao việc cho cấp dưới (Ví dụ: Tổng Giám đốc Công ty ủy quyền cho Giám đốc được quyền quyết định và ký kết hợp đồng kinh tế có giá trị dưới 10 tỷ đồng);
- Khoảng cách địa lý (Bên ủy quyền ở nước ngoài, ở khác tỉnh vì một số lý do không thể có mặt trực tiếp để tham gia giao dịch)
- Nhiều người cùng có quyền và nghĩa vụ liên quan ủy quyền cho một người đại diện đứng ra thực hiện công việc chung (Ví dụ: Thành viên hộ gia đình, kiện tụng tranh chấp, v.v)
Có hai hình thức ủy quyền phổ biến là: Giấy ủy quyền và Hợp đồng ủy quyền.
Hãy cùng Bất Động Sản Hà Đắk Nông tìm hiểu qua bài viết sau đây!
1. Sự khác nhau giữa Giấy ủy quyền và Hợp đồng ủy quyền:
Đã có không ít người cho rằng giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền là một và hay gọi lẫn lộn giữa 2 loại với nhau. Tuy nhiên, bản chất của chúng hoàn toàn khác nhau.
Và do không phân biệt được, nên đã có nhiều trường hợp tốn kém rất nhiều tiền để gửi hồ sơ từ nước ngoài về, chỉ vì lỡ dặn con mình “Con ơi, con xem làm giấy ủy quyền gửi về cho bố mẹ bán đất nhé!”
Phân biệt và sử dụng đúng hình thức ủy quyền sẽ giúp chúng ta rất nhiều lợi lạc về thời gian, công sức, tiền của.
TCHNCC: Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Văn phòng công chứng (VPCC) và Phòng công chứng. Trong bài viết chúng tôi sử dụng cụm từ VPCC nhiều hơn, về bản chất vẫn là đang nhắc đến TCHNCC nói chung.
2. Chứng thực chữ ký trên Giấy ủy quyền được thực hiện trong những trường hợp nào?
Cơ sở pháp lý: Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Thông tư 01/2020/TT-BTP
2.1. *Chứng thực chữ ký là gì?
Khái niệm: Là việc xác nhận chữ ký trên giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Tổ chức thực hiện: Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện, Tổ chức hành nghề công chứng, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
2.2. Các trường hợp của giấy ủy quyền yêu cầu phải chứng thực chữ ký:
Theo quy định tại Điều 14, Thông tư 01/2020/TT-BTP hướng dẫn khoản 4, Điều 24, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, thì:
“1. Giấy ủy quyền sẽ được chứng thực chữ ký khi việc ủy quyền thỏa mãn đầy đủ các điều kiện:
- Không có thù lao
- Không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền
- Không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
2. Việc chứng thực giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
a) Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
b) Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
c) Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
d) Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.
3. Đối với việc ủy quyền không thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này thì không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền; người yêu cầu chứng thực phải thực hiện các thủ tục theo quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch.”
3. Hợp đồng ủy quyền có bắt buộc phải công chứng không? Ủy quyền trong giao dịch quyền sử dụng đất có cần công chứng không?
Hiện nay, chưa có quy định nào bắt buộc tất cả Hợp đồng ủy quyền phải có công chứng. Tuy nhiên, trong một số quy định của pháp luật chuyên ngành, khi thực hiện hợp đồng ủy quyền phải có công chứng. Ví dụ như:
- Ủy quyền đăng ký hộ tịch (Điều 2, Thông tư 15/2015/TT-BTP)
- Ủy quyền về việc mang thai hộ (Khoản 2, Điều 96 Luật Hôn nhân và Gia đình 2014)
Tại Điều 55, Luật Công chứng năm 2014 quy định như sau:
“1. Khi công chứng các hợp đồng ủy quyền, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia.
2. Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.“
Mặc dù Bộ luật dân sự năm 2015 và Luật Công chứng năm 2014 không có quy định tất cả Hợp đồng ủy quyền phải có công chứng, nhưng trong thực tế tiếp nhận hồ sơ, hầu hết các cơ quan/tổ chức đều yêu cầu ủy quyền phải được lập thành văn bản có công chứng/chứng thực (đặc biệt là ủy quyền trong giao dịch quyền sử dụng đất nói riêng, bất động sản nói chung).
Để đảm bảo không gặp vướng mắc, rủi ro khi thực hiện cũng như phù hợp yêu cầu thực tiễn của cuộc sống, tất cả các Hợp đồng ủy quyền nên được công chứng như:
- Hợp đồng ủy quyền sử dụng phương tiện (xe máy, xe oto), động sản khác có đăng ký quyền sở hữu
- Hợp đồng ủy quyền có đối tượng là bất động sản (quyền sử dụng đất, nhà ở, căn hộ chung cư, v.v)
- Hợp đồng ủy quyền cá nhân khác
Xem thêm: Phân biệt giữa công chứng và chứng thực
4. Ví dụ minh họa về ủy quyền trong giao dịch quyền sử dụng đất (Q&A):
4.1. Tình huống 1
Tôi có nộp một hồ sơ chuyển nhượng quyền sử dụng đất tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai (VPĐKĐĐ) Cư Jút vào ngày 30/10/2021, ngày trả kết quả theo phiếu hẹn là 15/11/2021. Tuy nhiên, ngày trả kết quả lại trùng với lịch công tác ở Hà Nội nên tôi không thể đi nhận hồ sơ được, tôi có thể nhờ người quen nhận giúp không? Và tôi cần làm thủ tục gì?
Trả lời: Đối chiếu quy định như đã phân tích ở mục 2.2 nêu trên, anh/chị có thể nhờ người khác nhận hộ hồ sơ theo phiếu hẹn bằng cách làm Giấy ủy quyền có chứng thực chữ ký.
Anh/chị liên hệ một VPCC bất kì hoặc UBND cấp xã nơi thường trú để làm Giấy ủy quyền nhé!.
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ:
- Phiếu hẹn trả kết quả (để làm căn cứ)
- Giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD + Sổ hộ khẩu)
- Thông tin bên nhận ủy quyền (bản chụp/bản photo CMND/CCCD + Sổ hộ khẩu (tùy từng đơn vị tiếp nhận yêu cầu))
Bước 2. Nộp hồ sơ tại VPCC hoặc UBND cấp xã nơi thường trú để soạn thảo và chứng thực chữ ký của anh/chị trên giấy ủy quyền
Bước 3. Nhận hộ hồ sơ
Gửi giấy ủy quyền đã chứng thực kèm phiếu hẹn trả kết quả (bản chính) để bên nhận ủy quyền liên hệ Chi nhánh VPĐKĐĐ nhận trả kết quả hồ sơ.
Lưu ý: Khi đi nhận trả kết quả, bên nhận ủy quyền cần mang theo giấy tờ tùy thân để đơn vị trả kết quả có thể đối chiếu, kiểm tra trước khi trả hồ sơ.
4.2 Tình huống 2
Tôi tên Nguyễn An (sinh năm 1970), gia đình tôi có một mảnh đất tại xã Đắk Gằn, huyện Đắk Mil, tỉnh Đắk Nông. Sổ đỏ của gia đình tôi có nguồn gốc là “Nhà nước công nhận quyền sử dụng đất” và được UBND huyện Đắk Mil cấp ngày 31/12/2007, có ghi tên chủ sử dụng là “Hộ ông Nguyễn An và vợ Trần Thị Bê”. Gia đình tôi từ khi chuyển vào đây định cư đến nay chỉ có vợ chồng tôi cùng 2 con đẻ là Nguyễn Thị Xê (sinh năm 2000) và Nguyễn Văn Đê (sinh năm 2002). Con gái tôi (Nguyễn Thị Xê) lấy chồng năm 2020 và đã chuyển khẩu về quê chồng (Nam Định) sinh sống. Con trai tôi là Nguyễn Văn Đê đang làm việc tại Đài Loan. Nay, gia đình tôi có nhu cầu bán mảnh đất này. Nhưng tình hình dịch bệnh và con cái ở quá xa không thể về đây ký giấy tờ sang nhượng, tôi cần làm gì để có thể bán được mảnh đất này? Con tôi có phải về đây thì mới bán được không?
Trả lời:
Chào anh An, vấn đề vướng mắc của anh, chúng tôi xin được giải đáp như sau:
Thứ nhất, cần xác định chủ thể sử dụng đất (tức là xác định những người nào có quyền đối với mảnh đất này).
Căn cứ theo Khoản 29, Điều 3, Luật Đất đai năm 2013 “29. Hộ gia đình sử dụng đất là những người có quan hệ hôn nhân, huyết thống, nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật về hôn nhân và gia đình, đang sống chung và có quyền sử dụng đất chung tại thời điểm được Nhà nước giao đất, cho thuê đất, công nhận quyền sử dụng đất; nhận chuyển quyền sử dụng đất”.
Theo như thông tin, gia đình anh được cấp một sổ đỏ vào năm 2007 mang tên “Hộ ông Nguyễn An và vợ Trần Thị Bê” có nguồn gốc được Nhà nước công nhận quyền sử dụng đất. Từ khi anh chị vào đây sinh sống đã có 2 con chung, sinh năm 2000 và 2002 (sinh trước thời điểm được cấp giấy chứng nhận). Hiện tại, các con cũng đã trên 18 tuổi. Như vậy, có thể xác định được thành viên hộ gia đình của anh chị vào năm 2007 (thời điểm được Nhà nước công nhận quyền sử dụng đất) gồm anh chị và 2 con.
Lưu ý, mặc dù Xê đã chuyển khẩu vào năm 2020 nhưng việc xác định thành viên hộ gia đình phải căn cứ theo nguồn gốc sử dụng đất.
Khi làm thủ tục, trong trường hợp hồ sơ anh chị cung cấp chưa rõ ràng, cơ quan tiếp nhận có thể sẽ hướng dẫn anh chị làm giấy tờ xác minh thành viên hộ tại thời điểm cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Thứ hai, ủy quyền thực hiện giao dịch
Căn cứ theo Khoản 2, Điều 212 Bộ luật dân sự năm 2015 “2. Việc chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản chung của các thành viên gia đình được thực hiện theo phương thức thỏa thuận. Trường hợp định đoạt tài sản là bất động sản, động sản có đăng ký, tài sản là nguồn thu nhập chủ yếu của gia đình phải có sự thỏa thuận của tất cả các thành viên gia đình là người thành niên có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, trừ trường hợp luật có quy định khác”.
Khi thực hiện giao dịch về quyền sử dụng đất này, phải có sự thỏa thuận của tất cả các thành viên gia đình có đủ năng lực hành vi dân sự bằng việc cùng tham gia ký kết vào hợp đồng/giao dịch đó. Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 138 Bộ luật dân sự năm 2015, các thành viên cũng có thể ủy quyền cho một người khác đại diện ký kết hợp đồng. “2. Các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân có thể thỏa thuận cử cá nhân, pháp nhân khác đại diện theo ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản chung của các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân”.
Như vậy, trong trường hợp này, nếu vì khoảng cách địa lý và tình hình dịch bệnh, các con của anh chị không thể có mặt để trực tiếp tham gia ký kết hợp đồng chuyển nhượng thì có thể ủy quyền cho anh/chị đại diện ký tên.
Việc ủy quyền này sẽ cần được lập thành Hợp đồng có công chứng theo đúng quy định của pháp luật và phải có chữ ký của cả 2 bên. Đến đây, có thể anh chị sẽ lo lắng việc “Cần chữ ký của cả 2 bên? Vậy mình có phải đi tận qua Đài Loan và ra Nam Định để cùng con đi công chứng Hợp đồng ủy quyền không?”
Nếu quy định như thế, thì có phải là rất rườm rà, tốn kém không? Và anh chị sẽ nghĩ rằng “Nếu tôi phải qua tận nơi để làm hợp đồng ủy quyền, rồi mang hợp đồng ủy quyền đó về thì có khác gì việc để các con tôi sắp xếp về đây ký bán trực tiếp?”
Thật may là, chúng ta không phải làm điều đó! Pháp luật luôn bảo vệ quyền lợi và tạo điều kiện thuận tiện cho người dân trong những trường hợp như thế này!
Căn cứ theo Điều 55 Luật Công chứng năm 2014 “2. Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền”.
Theo đó, anh chị có thể gửi hồ sơ, giấy tờ theo quy định để các con đến một VPCC bất kì tại địa phương làm Hợp đồng ủy quyền một bên (tức chứng nhận cho một bên ủy quyền). Hợp đồng này sẽ chỉ phát sinh hiệu lực khi các con gửi cho anh chị để đến tiếp một VPCC tại địa phương của anh chị để nhận thụ ủy (bên nhận ủy quyền).
Chúng tôi sẽ hướng dẫn riêng cho 2 con của anh chị như sau:
1. Đối với Nguyễn Thị Xê đang ở Nam Định:
Xê sẽ đến một VPCC tại địa phương để hỏi thủ tục làm Hợp đồng ủy quyền một bên với nội dung đồng ý ủy quyền cho bố mẹ nhân danh và thay mặt mình ký tên trên hợp đồng chuyển nhượng. Theo đặc thù của từng địa phương mà hồ sơ sẽ yêu cầu khác nhau, thường sẽ gồm:
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (bản chính)
- Giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/HC)/ Sổ hộ khẩu của Xê (bên ủy quyền)
- Giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD)/ Sổ hộ khẩu của bên nhận ủy quyền là anh An hoặc chị Bê (hoặc có thể ủy quyền cho cả hai anh chị). Có thể gửi bản photo, sao y hoặc bản chụp tùy yêu cầu của VPCC
- Đơn xác nhận thành viên hộ gia đình tại thời điểm được cấp giấy chứng nhận lần đầu (nếu có yêu cầu)
Sau khi công chứng xong, Xê sẽ gửi tất cả giấy tờ theo hướng dẫn vào cho anh chị. Tùy theo bên nhận ủy quyền để tên ai thì người đó sẽ mang hồ sơ đến VPCC tại địa phương để được hướng dẫn nhận thụ ủy. Sau khi được chứng nhận, Hợp đồng ủy quyền này mới phát sinh hiệu lực.
2. Đối với Nguyễn Văn Đê đang làm việc tại Đài Loan:
Tương tự Xê, nhưng cơ quan có thẩm quyền tại địa phương của Đê ở Đài Loan không phải là VPCC mà là Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam (Đại Sự Quán/Lãnh Sự Quán).
Vì khoảng cách địa lý và việc gửi hồ sơ rất tốn kém, Đê cần đến Đại Sứ Quán Việt Nam tại Đài Loan hỏi trước thủ tục hồ sơ cần những giấy tờ gì và hình thức như thế nào (bản chính, bản sao, bản chụp) để chuẩn bị cho đầy đủ.
Và trước khi gửi hồ sơ về nước, hai bên cần kiểm tra kỹ tất cả thông tin, tránh sai sót sẽ tốn thời gian, tiền bạc để gửi qua lại sửa chữa.
Hình thức nhận thụ ủy sẽ tương tự trường hợp của Xê.
Sau khi đã hoàn tất Hợp đồng ủy quyền của 2 con, anh chị đã có thể bổ sung vào hồ sơ để làm Thủ tục chuyển nhượng quyền sử dụng đất mà không cần 2 con phải về ký trực tiếp.
Đối với những hồ sơ tương tự như tình huống nhà anh An nêu trên, lời khuyên chân thành mà chúng tôi có thể dành cho anh chị là nên mang hồ sơ đến một tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương để được tư vấn trước. Đặc biệt đối với những giấy chứng nhận đã quá cũ, có rủi ro biến động diện tích phải đo đạc cấp đổi trước khi thực hiện các giao dịch liên quan, v.v…
Trên đây là bài viết của chúng tôi về vấn đề ủy quyền trong giao dịch quyền sử dụng đất, hi vọng có thể giúp ích cho quý bạn đọc.